Een succesvolle vergadering is niet alleen afhankelijk van de mensen die eraan deelnemen. De locatie waar die gaat plaatsvinden mag namelijk ook niet lukraak worden gekozen!
Nee, daar moet juist diep over worden nagedacht. Het is van groot belang dat je voor jezelf een idee hebt van wat de plek allemaal te bieden moet hebben. Je wilt immers de grootste zekerheid hebben dat je het idee krijgt iets bereikt te hebben zodra jullie de zaal verlaten. Daarom kun je maar beter voor een plek kiezen die een aangename en zelfs inspirerende sfeer heeft. Iedereen moet zich volledig op zijn of haar plek voelen.
Hieronder nemen we alle voorwaarden waar een geschikte vergaderlocatie aan moet voldoen onder de loep.
Omgeving
Niet alleen de zaal zelf maar ook de ruimte eromheen behoort een streling voor het oog te zijn. Er is ook helemaal niks mis mee wanneer je iets kiest dat, met een bijzonder uiterlijk, alle aanwezigen aan het denken zet. Dat gezegd hebbende, wil je natuurlijk niet dat het in- of exterieur van het gebouw mensen afleidt. Maar alsnog wil je liever een aantrekkelijk uitzicht dan dat je tegen een bouwplaats aankijkt. Hoewel dat natuurlijk symbool kan staan voor timmeren aan een roemrijke toekomst…
Ruimte
Is er genoeg plek voor iedereen? Dat is wel één van de belangrijkste zaken waarbij je stil moet staan! Bekijk daarom bij iedere zaal wat het minimum aantal personen is dat je er kwijt kunt. En het maximum, natuurlijk! Bovendien moet iedere deelnemer van ruim voldoende bewegingsvrijheid kunnen profiteren.
Bereikbaarheid
Is de locatie in de buurt of juist ver weg? In beide gevallen mag het aan bereikbaarheid niet ontbreken. Zorg dat de ruimte die je op het oog hebt eenvoudig te vinden is en dat deze niet te afgelegen ligt. Anders hebben mensen namelijk de grootste moeite om er te komen met het openbaar vervoer. Voldoende parkeergelegenheid kan ook een dealbreaker zijn!
Faciliteiten
Misschien hebben jullie je eigen apparatuur die jullie bij een vergadering nodig hebben. Denk aan apparatuur zoals laptops, speakers, een beamer, microfoon, etc. Wellicht is het op de locatie waar jullie om de tafel gaan ook wel aanwezig. Vraag daarom ruimschoots van tevoren aan de facilitaire dienst of dit het geval is en of men jullie ter plekke wegwijs kan maken.
Catering
Op een lege maag krijg je geen informatie binnen. Die moet dan ook rijkelijk gevuld worden met koffie, broodjes en/of andere lekkernijen. Het liefste kies je dan ook een vergaderlocatie uit waar je hier allerminst om verlegen zit. Zowel in de pauze als tijdens de vergadering zelf zou je toegang moeten hebben tot versnaperingen die ervoor zorgen dat je gemotiveerd en geïnteresseerd blijft. Kortom, houd ook de catering in je achterhoofd wanneer je een vergaderlocatie zoekt!
